Przepisy z zakresu zamykania ksiąg wieczystych określa Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 15 lutego 2016 r. w sprawie zakładania i prowadzenia ksiąg wieczystych w systemie teleinformatycznym.
W jakich sytuacjach zamyka się księgi wieczyste
Zgodnie z wymienionym rozporządzeniem zamknięcia księgi wieczystej dokonuje się w przypadku:
- całkowitego przeniesienia nieruchomości do innej księgi wieczystej;
- gdy jej prowadzenie stało się bezprzedmiotowe;
- gdy wynika to z orzeczenia sądu;
- gdy przepisy odrębne tak stanowią.
Ad 1. Całkowite przeniesienie nieruchomości do innej księgi wieczystej następuje zazwyczaj w sytuacji odłączenia nieruchomości z zamykanej księgi wieczystej i przyłączenie jej do innej księgi wieczystej.
W praktyce z taką sytuacją możemy mieć do czynienia np. wówczas, gdy nabywana nieruchomość graniczy (przylega) z nieruchomością stanowiącą czyjąś własność. Wówczas nic nie stoi na przeszkodzie, aby nabywaną nieruchomość włączyć do istniejącej księgi wieczystej, a księgę wieczystą nabywanej nieruchomości zamknąć. Taka czynność pozwala przede wszystkim na zredukowanie ilości prowadzonych ksiąg wieczystych dla posiadanych nieruchomości, a tym samym na uporządkowanie istniejącego stanu posiadania.
Podobną sytuację, można zaobserwować w przypadku, gdy właściciel kilku graniczących ze sobą działek, dla których dla każdej z nich jest prowadzona odrębna księga wieczysta, zażąda połączenia tych nieruchomości i ujawnienia wszystkich działek w jednej księdze wieczystej.
W tym samym wniosku, właściciel nieruchomości może zażądać zamknięcia ksiąg wieczystych prowadzonych z osobna dla poszczególnych działek. Księgi wieczyste, z których dokonano całkowitego przeniesienia nieruchomości do innej księgi wieczystej, podlegają zamknięciu.
Dążenie do łączenia w jednej księdze wieczystej kilku nieruchomości dotyczy nie tylko nieruchomości gruntowych. Podobnie można łączyć nieruchomości lokalowe, pod warunkiem spełnienia przesłanek wynikających z ustawy o własności lokali.
Ad 2. Istotną przesłanką prowadzącą do zamknięcia księgi wieczystej „starej” jest zapewne przeniesienie jej treści w procesie migracji do księgi wieczystej prowadzonej w formie elektronicznej.
W wyniku migracji, czyli z chwilą przeniesienia treści dotychczasowej księgi wieczystej do struktury księgi wieczystej prowadzonej w systemie informatycznym i zapisania treści księgi wieczystej w Centralnej Bazie Danych Ksiąg Wieczystych, księga wieczysta prowadzona według dotychczas ustalonych wzorów staje się częścią akt księgi wieczystej. Przesłanka zamknięcia księgi wieczystej z powodu bezprzedmiotowości jej prowadzenia nie tylko znacznie usprawnia, ale przede wszystkim pozwala na uporządkowanie procesu informatyzacji prowadzenia ksiąg wieczystych (WYROK z dnia 16 grudnia 2008 r. Sygn. akt P 68/07*)”.
Ad 3. Przykładem braku podstaw do dalszego prowadzenia księgi wieczystej jest np. taki stan, w którym dla tej samej nieruchomości prowadzone są dwie księgi wieczyste. Z uwagi na brak podstaw prawnych do prowadzenia dwóch ksiąg wieczystych dla tej samej nieruchomości jedna z prowadzonych ksiąg wieczystych, na wniosek właściciela, powinna zostać zamknięta.
Ad.4. Do zamknięcia księgi wieczystej może dojść również w przypadku, gdy sąd dokonujący migracji stwierdzi, że księga wieczysta nie jest na tyle czytelna, aby jej treść mogła zostać przeniesiona do treści księgi prowadzonej w systemie informatycznym.
W przypadku stwierdzenia przez sąd migracyjny nieczytelności treści księgi wieczystej podlegającej migracji, sędzia lub referendarz sądowy podejmuje czynności wyjaśniające zmierzające do określenia treści księgi wieczystej.
Jeżeli w wyniku prowadzonych czynności nie dojdzie do określenia treści „migrowanej” księgi wieczystej, wówczas sąd migracyjny zwraca przedmiotową księgę wieczystą do Sądu Rejonowego w celu niezwłocznego podjęcia z urzędu czynności zmierzających do ustalenia treści księgi wieczystej.
W razie, gdy prowadzone przez Sąd Rejonowy czynności w zakresie określenia treści księgi wieczystej nie przyniosą oczekiwanych rezultatów – będą bezskuteczne, Sąd Rejonowy zamyka taką księgę z urzędu (Art.12.3 ustawy z dnia 14 lutego 2003 r. o przenoszeniu treści księgi wieczystej do struktury księgi wieczystej prowadzonej w systemie informatycznym).
Przeczytaj: Odłączenie działki z księgi wieczystej i założenie dla niej nowej księgi
Co należy zrobić, aby zamknąć księgę wieczystą
Zamknięcie księgi wieczystej wymaga złożenia wniosku w Sądzie Rejonowym, w którym prowadzona jest dana księga wieczysta. Wniosek należy złożyć na urzędowym formularzu KW-WPIS (Wniosek o wpis w księdze wieczystej). Do wniosku o zamknięcie księgi wieczystej należy dołączyć dowód opłaty sądowej.
Na skutek złożenia wniosku o zamknięcie księgi wieczystej następuje jej zamknięcie w formie zapisu o charakterze czynności technicznej, poprzez wypełnienie pól w dziale – Oznaczenie księgi wieczystej, w rubryce (0.3) – Dane o zamknięciu księgi wieczystej:
- 03.01 – Chwila zamknięcia księgi – data godzina i minuta zamknięcia księgi wieczystej, w przypadku odłączenia całości nieruchomości do innej księgi wieczystej, zgodna z datą przyłączenia nieruchomości do tej księgi,
- 03.02 – „Podstawa zamknięcia księgi” – przyczyna zamknięcia księgi wieczystej.
Skorzystaj z: Formularze wniosków KW do pobrania
Zaświadczenie o zamknięciu księgi wieczystej – jak je uzyskać
Zaświadczenie o zamknięciu księgi wieczystej można uzyskać na dwa sposoby. Pierwszym z nich jest udanie się do Sądu Rejonowego właściwego dla miejsca prowadzenia księgi wieczystej i złożenie stosownego wniosku o wydanie zaświadczenia o zamknięciu księgi wieczystej. Stosowną opłatę należy wnieść do kasy tego sądu.
Drugim sposobem uzyskania zaświadczenia o zamknięciu księgi wieczystej jest złożenie wniosku do Centralnej Informacji w Warszawie, ul. Czerniakowska 100, 00-454 Warszawa. Opłaty należy uiszczać na konto:
Ministerstwo Sprawiedliwości, Al. Ujazdowskie 11, 00-950 Warszawa,
NBP O/O Warszawa PL 77 1010 1010 0400 1922 3100 0000
(SWIFT (kod BIC) NBPLPLPW dla przelewów zagranicznych)
Opłaty sądowe za wydanie zaświadczenia o zamknięciu księgi wieczystej
Informacje w zakresie opłat za udostępnianie dokumentów z Centralnej Bazy Danych Ksiąg Wieczystych (odpisy, zaświadczenia, wgląd do księgi wieczystej) udostępnia Centralna Informacja Ksiąg Wieczystych oraz jej ekspozytury w wydziałach ksiąg wieczystych sądów rejonowych, w których wdrożono system informatyczny.
Szczegółowe informacje w zakresie opłat umieszczone zostały na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości pod adresem: https://www.gov.pl/web/sprawiedliwosc/oplaty.
Zgodnie z informacją ujętą na stronie internetowej, Centralna Informacja Ksiąg Wieczystych pobiera opłatę:
- od zaświadczenia (w postaci papierowej) o zamknięciu księgi wieczystej w wysokości – 10 zł,
- od wniosku o wydanie, w celu samodzielnego wydrukowania, zaświadczenia o zamknięciu księgi wieczystej w wysokości – 5 zł.
Wniosek o wydanie odpisu księgi wieczystej oraz wniosek o wydanie zaświadczenia o zamknięciu księgi wieczystej złożony przez sąd, prokuratora lub organ administracji rządowej są wolne od opłat.
Czas oczekiwania na wydanie zaświadczenia o zamknięciu księgi wieczystej
Dokument – zaświadczenie o zamknięciu księgi wieczystej możemy otrzymać:
- od razu – jeśli wniosek zostanie złożony bezpośrednio w centrali, w oddziale CIKW,
- do 30 dni kalendarzowych – jeśli wniosek zostanie wysłany pocztą tradycyjną.
Skutki prawne zamknięcia księgi wieczystej
Na zamknięcie księgi wieczystej nie przysługuje środek odwoławczy.
Zamknięcie księgi wieczystej nie powoduje żadnych skutków prawnych. Księga wieczysta po jej zamknięciu traci byt prawny, jednak zachowuje moc i znaczenie dokumentu urzędowego (wyr. TK z 16.12.2008 r., P 68/07, Dz.U. Nr 228, poz. 1525).
Zamknięcie księgi wieczystej nie jest orzeczeniem i nie podlega zaskarżeniu (Art. 12.1-3 ustawy z dnia 14 lutego 2003 r. o przenoszeniu treści księgi wieczystej do struktury księgi wieczystej prowadzonej w systemie informatycznym).
Co dzieje się z zamkniętą księgą wieczystą i jej aktami
Zamknięcie księgi wieczystej, zarówno tej prowadzonej w formie tradycyjnej, jak i takiej która jest prowadzona w systemie informatycznym, ma charakter czynności technicznej.
Księga wieczysta zamknięta zachowuje charakter dokumentu i jako taka jest przechowywana w archiwum Sądu Rejonowego. Udostępnianie ksiąg wieczystych zamkniętych odbywa się na zasadach ogólnych przyjętych przy udostępnianiu ksiąg wieczystych.
Z chwilą zamknięcia księgi wieczystej nie można dokonywać w niej wpisów. Treści wpisów zawarte w księgach wieczystych zamkniętych mogą być podstawą do wydawania z tych ksiąg zaświadczeń.
Akta księgi wieczystej zamkniętej przechowuje się w archiwum dotychczasowych ksiąg wieczystych w oddzielnej części pomieszczenia. Niedopuszczalnym jest wydanie zarządzenia o usunięciu zamkniętych ksiąg wieczystych z systemu teleinformatycznego lub zniszczeniu akt tych ksiąg.
Przeczytaj: Jak i gdzie przechowywane są księgi wieczyste?
Podstawa prawna:
- Ustawa z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece.
- Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 15 lutego 2016 r. w sprawie zakładania i prowadzenia ksiąg wieczystych w systemie teleinformatycznym.
- Ustawa z dnia 14 lutego 2003 r. o przenoszeniu treści księgi wieczystej do struktury księgi wieczystej prowadzonej w systemie informatycznym.
- Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 25 sierpnia 2003 r. w sprawie wysokości opłat od wniosków o wydanie odpisów ksiąg wieczystych i zaświadczenia o zamknięciu księgi wieczystej wydawanych przez Centralną Informację Ksiąg wieczystych.
Zdjęcie: Unsplash.com