W Polsce, zgodnie z ustawą z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece oraz rozporządzeniami wykonawczymi do tej ustawy, istnieje obowiązek zakładania i prowadzenia ksiąg wieczystych w systemie informatycznym. Księgi wieczyste prowadzone w systemie informatycznym są zapisywane w Centralnej Bazie Danych Ksiąg Wieczystych, która stanowi ogólnokrajowy zbiór ksiąg wieczystych.
Centralna Baza Danych Ksiąg Wieczystych została utworzona na mocy Art. 363, ust. l ustawy o księgach wieczystych i hipotece, z dniem 1 lipca 2003 r. i oddana do użytku od 1 października 2003 r.
Z uwagi na cel oraz funkcję ksiąg wieczystych, którymi są bezpieczeństwo w obrocie nieruchomościami oraz zabezpieczenie kredytu hipotecznego, Centralna Baza Danych Ksiąg wieczystych podlega szczególnej ochronie. Nad bezpieczeństwem Centralnej Bazy Danych ksiąg Wieczystych, zwłaszcza na zapewnieniu tej bazie ochrony przed zniszczeniem bądź utratą danych, czuwa Minister Sprawiedliwości.
Centrala Centralnej Bazy Danych Ksiąg Wieczystych mieści się w Centralnym Ośrodku Przetwarzania Danych Ministerstwa Sprawiedliwości.
Centralna Baza Danych Ksiąg Wieczystych jest miejscem przechowywania treści ksiąg wieczystych, zarówno tych nowo zakładanych jak i tych zmigrowanych.
Czym jest Centralna Informacja Ksiąg Wieczystych?
Z dniem 14.08.2003 r. w Ministerstwie Sprawiedliwości została utworzona Centralna Informacja Ksiąg Wieczystych (CIKW).
Ustawowym zadaniem Centralnej Informacji Ksiąg wieczystych jest udzielanie informacji z Centralnej Bazy Danych Ksiąg Wieczystych (Art. 364), wydawanie dokumentów sporządzonych w oparciu o dane zgromadzone w Centralnej Bazie Danych Ksiąg Wieczystych, wyszukiwanie ksiąg wieczystych w Centralnej Bazie Danych Ksiąg Wieczystych oraz przeglądanie wyszukanych ksiąg wieczystych.
Centralna Informacja Ksiąg Wieczystych realizuje swoje zadania za pośrednictwem utworzonego i utrzymywanego przez Ministra Sprawiedliwości systemu informatycznego umożliwiającego dostęp do Centralnej Bazy Danych Ksiąg Wieczystych.
Dodatkowo, Centralna Informacja Ksiąg Wieczystych za pośrednictwem systemu informatycznego umożliwia organom prowadzącym ewidencję gruntów i budynków (kataster nieruchomości) weryfikację zgodności danych ujętych w katastrze nieruchomości z danymi ujętymi w treści księgi wieczystej w dziale pierwszym i drugim ksiąg wieczystych prowadzonych w systemie informatycznym.
Centralna Informacja Ksiąg Wieczystych (CIKW) wydaje na wniosek następujące dokumenty:
- odpis zwykły księgi wieczystej, przedstawiający ostatni stan wpisów w księdze wieczystej oraz wzmianki o wnioskach, skargach na orzeczenia referendarzy sądowych, apelacjach, skargach kasacyjnych i wszczęciu postępowań z urzędu;
- odpis zupełny księgi wieczystej, przedstawiający ostatni stan wpisów w księdze wieczystej i wpisy wykreślone oraz wzmianki o wnioskach, skargach na orzeczenie referendarzy sądowych, apelacjach, skargach kasacyjnych i wszczęciu postępowań z urzędu;
- wyciąg z księgi wieczystej, przedstawiający ostatni stan wpisów we wskazanych działach księgi wieczystej oraz wzmianek o wnioskach, skargach na orzeczenia referendarzy sądowych, apelacjach, skargach kasacyjnych i wszczęciu postępowań z urzędu; wskazanie, z jakich działów wyciąg został sporządzony, zawarte jest w dokumencie wraz z informacją, że treść pozostałych działów nie jest objęta wyciągiem i może mieć wpływ na rozumienie treści działów objętych wyciągiem;
- zaświadczenie o zamknięciu księgi wieczystej zawierające informacje, że księga wieczysta o wskazanym przez wnioskodawcę numerze jest zamknięta.
Dokumenty wydawane przez Centralną Informację Ksiąg Wieczystych zostały zrównane w mocy z dokumentami wydawanymi przez sąd i jako takie są dokumentami urzędowymi.
Przeczytaj: Odpis księgi wieczystej – jak uzyskać?
Zachowanie bezpieczeństwa Centralnej Bazy Danych Ksiąg Wieczystych
Centralną Bazę Danych Ksiąg Wieczystych (dalej CBDKW), funkcjonującą w ramach Centralnego Ośrodka Przetwarzania Danych Ministerstwa Sprawiedliwości, stanowiącą ogólnokrajowy zbiór ksiąg wieczystych w systemie teleinformatycznym, tworzy i utrzymuje Minister Sprawiedliwości.
Obowiązki utrzymania CBDKW oraz zapewnienie jej bezpieczeństwa realizowane są przez działający w strukturze ministerstwa Departament Informatyzacji i Rejestrów Sądowych i współpracujące z nim Biuro Cyberbiezpieczeństwa.
Zachowanie bezpieczeństwa CBDKW wymusza potrzebę jej dodatkowych zabezpieczeń, którymi są:
- internetowa przeglądarka ksiąg wieczystych, która nie korzysta bezpośrednio z CBDKW, lecz z jej repliki,
- CIKW może ograniczyć możliwość przeglądania ksiąg wieczystych poprzez wskazanie maksymalnej liczby wniosków o przeglądanie ksiąg wieczystych z jednej lokalizacji internetowej lub przedłużenie minimalnego czasu na udzielenie dostępu do księgi wieczystej,
- CIKW może ograniczyć możliwość weryfikacji samodzielnie wydrukowanego dokumentu.
Jak uzyskać dostęp do Centralnej Bazy Danych Ksiąg wieczystych?
Centralna Baza Danych Ksiąg wieczystych to ogólnokrajowy zbiór ksiąg wieczystych prowadzony w systemie teleinformatycznym. Informacji z Centralnej Bazy Danych Ksiąg wieczystych w postaci
- odpisu księgi wieczystej,
- wyciągu z księgi wieczystej,
- zaświadczenia z księgi wieczystej,
udziela Centralna Informacja Ksiąg Wieczystych z ekspozyturami przy wydziałach sądów rejonowych prowadzących księgi wieczyste.
Aby uzyskać informacje z Centralnej Bazy Danych Ksiąg wieczystych należy:
1. Wejść na stronę główną systemu teleinformatycznego umieszczoną pod adresem https://ekw.ms.gov.pl.
2. Z menu E-USŁUGI wybrać „Składanie wniosków o wydanie dokumentu z Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych”.
3. Wprowadzić numer księgi wieczystej, dla której chcemy wnioskować o wydanie dokumentu wprowadzając do systemu znany nam kod wydziału Sądu Rejonowego bądź wybrać ten kod z listy, wprowadzić numer księgi składający się z ośmiu znaków (pole automatycznie uzupełniane jest zerami do ośmiu znaków tj. wystarczy wpisać „1772053” zamiast „01772053”) oraz cyfrę kontrolną (kod wydziału/numer księgi/cyfra kontrolna, np. PO1L/01772053/9).
4. Następnie w polu poniżej numeru księgi wieczystej należy wpisać wynik zadania logicznego (używając znaków numerycznych, np. 5, 17) i kliknąć w pole [DALEJ].
5. Wybrać odpowiednio:
- rodzaj dokumentu,
- działy księgi wieczystej (dotyczy wyciągów),
- formę dostarczenia,
- liczbę żądanych dokumentów (opcja dostępna dla korespondencyjnej formy dostarczenia) i kliknąć w pole [DALEJ].
6. Będąc na etapie tworzenia wniosku możemy:
- przejść do kolejnego kroku składania wniosku za pomocą przycisku [DALEJ],
- zmodyfikować wniosek klikając w napis [Modyfikuj wniosek] znajdujący się w kolumnie Dostępne operacje,
- usunąć wniosek klikając w napis [Usuń wniosek] znajdujący się w kolumnie Dostępne operacje.
7. Będąc na tym etapie użytkownik otrzymuje informację o wysokości opłaty za wniosek. Klikając w pole [DALEJ] należy wprowadzić adres e-mail, na który system wyśle potwierdzenie złożenia zlecenia oraz link URL do strony, gdzie po dokonaniu płatności dostępne będą zarejestrowane wnioski, potwierdzenia złożenia wniosków i dokonania płatności oraz dokumenty do samodzielnego wydruku.
W przypadku korespondencyjnej formy doręczenia dokumentu/-ów należy uzupełnić pola w sekcji [Dane do doręczenia], potwierdzić żądanie złożenia zlecenia przyciskiem [DALEJ].
8. Zrealizować płatność. Po zrealizowaniu płatności pod wygenerowanym linkiem URL zostaną udostępnione:
- złożone wnioski,
- potwierdzenia złożenia wniosku i dokonania płatności,
- dokumenty do samodzielnego wydruku (nie dotyczy dokumentów o korespondencyjnej formie dostarczenia).
Wygenerowane dokumenty dostępne są przez 14 dni, zaś potwierdzenia złożenia wniosku – 24 miesiące. Po tym czasie zostaną automatycznie usunięte.
Przeczytaj: Jak znaleźć numer księgi wieczystej po adresie lub numerze działki?
Podstawa prawna:
- Ustawa z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece, Art. 36(3) – 36(5).
- Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 27 listopada 2013 r. w sprawie Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych.
- Projekt POKL: Wprowadzenie e-usług w resorcie sprawiedliwości Zadanie 3: Wprowadzenie e-usług w zakresie ksiąg wieczystych „Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”.
Zdjęcie: Pexels.com